Wraz z nadejściem 2021 roku wszyscy pracodawcy mają obowiązek zgłaszania do ZUS umów o dzieło. Czas na zarejestrowanie takiej umowy to 7 dni i można to zrobić za pośrednictwem platformy PUE ZUS. Co mówią najważniejsze przepisy z tym związane? Jakie grożą kary za nie zgłoszenie umowy? Ile wynosi taka kara? Jak wygląda sama procedura i formularz do zgłoszenia umowy?
Z czego wynika obowiązek zgłaszania umów o dzieło?
Obowiązek zgłaszania umów o dzieło do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wprowadziły przepisy Tarczy antykryzysowej i obowiązują od 01 stycznia 2021 roku. Wprowadzono zmiany m.in. w przepisach ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (zwanej ustawą systemową), dodając ust. 17 do art. 36 ustawy, o następujący brzmieniu:
„Płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło informuje Zakład o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli umowa taka zawarta zostanie z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy, w terminie 7 dni od dnia zawarcia tej umowy.”
Innymi słowy obowiązek ten dotyczy każdej osoby będącej płatnikiem składek lub osobą fizyczną, która zleca wykonanie dzieła. Dlatego, jeśli jesteś osobą fizyczną i zleciłeś do wykonania dzieło, również masz obowiązek zgłoszenia umowy w ZUS. Bez względu na to, czy jesteś zarejestrowany w ZUS jako płatnik składek czy też nie.
Kogo nie dotyczy ten obowiązek?
Mamy również wyjątki od tej reguły. W tym przypadku obowiązek zgłaszania umów nie dotyczy:
- podmiotów lub jednostek organizacyjnych (np. stowarzyszeń, fundacji, spółek prawa handlowego, itp.), gdy taki podmiot nie jest płatnikiem zaliczek na podatek;
- podmiotów zawierających umowy o dzieło z własnymi pracownikami;
- osób wykonujących umowy na rzecz własnego pracodawcy, ale które to umowy zawierane są z innym podmiotem;
- podmiotów zawierających umowy z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie przez nie usług, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności.
PRZYKŁAD
Fundacja XYZ podpisuje z grafikiem umowę o dzieło. Przedmiotem umowy będzie przygotowanie grafik do zaplanowanej kampanii na zbieranie funduszy w planowanej kampanii. Według przepisów dotyczących zgłaszania umów- przyjmując, że fundacja nie jest płatnikiem (w przypadku, gdy fundacja nie jest zarejestrowania jako podatnik, bo prowadzi działalność nieodpłatną, a zdobyte środki pieniężne wydaje na cele statutowe) to nie musi ona zgłaszać takie umowy. Natomiast wykonawca umowy- grafik już musi zgłosić zawartą umowę do ZUS.
W jaki sposób zgłosić umowę do ZUS?
Umowy zawierane od 01 stycznia 2021 roku muszą być zgłaszane przy użyciu formularza RUD, czyli Zgłoszenie umowy o dzieło. Taki formularz należy złożyć do ZUS w ciągu pl7 dni od daty zawarcia umowy o dzieło. Formularz RUD można złożyć za pośrednictwem platformy PUE ZUS (Platforma Usług Elektronicznych ZUS) lub w wersji papierowej. Wysyłamy ją do ZUS-u, pod który podlega wykonawca lub zlecający – w zależności od tego kto zgłasza umowę.

Ważnym aspektem jest to, że dla każdego wykonawcy dzieła trzeba wypełnić i złożyć oddzielny formularz RUD. Warto podkreślić jednak, że ZUS dopuszcza, wpisanie do 10 umów zawartych z jednym wykonawcą na jednym formularzu.
Aby złożyć formularz można skorzystać z Kreatora zgłaszania umów o dzieło bądź z Katalogu usług. Poza tym należy pamiętać, że kiedy jesteś płatnikiem składek to korzystasz z zakładki Płatnik, a jeśli jesteś osoba fizyczną to z zakładki Ogólny.
Co więcej, procedura przewiduje również składanie korekty formularza RUD np. w kwestii daty wykonania umowy czy przedmiotu. Do zgłoszenia korekty także wykorzystuje się formularz RUD, ale należy pamiętać o:
- zaznaczenia pola o nazwie „korekta zgłoszenia”,
- wskazaniu daty korygowanej umowy,
- opisania, co jest korygowane względem pierwotnego dokumentu.
Jakie kary grożą za nie zgłoszenie umowy?
Wprowadzone zmiany związane ze zgłaszaniem umów o dzieło do ZUS dają możliwość nałożenia kary grzywny na podmioty czy osoby, które nie zgłoszą zawartej umowy w terminie. Sam ZUS nie nakłada grzywny, ale ma możliwość wystąpienia z wnioskiem o ukaranie za nieterminowe zarejestrowanie umowy o dzieło do sądu.
Wysokość kary nałożonej przez sąd może wynieść do 5.000, 00 zł. Poza tym, kiedy ZUS uzna, że zgłoszona umowa w rzeczywistości nie jest umową o dzieło lecz nosi znamiona umowy zlecenia albo umowy o pracę – może zażądać opłacenia składek od takiej umowy. Roszczenie ZUS o zapłatę składek przedawnia się po upływie 5 lat, na koniec roku kalendarzowego i przerywa je już samo wszczęcie postępowania przez ZUS.
Praktyczne aspekty zgłaszania umowy.
W zależności czy umowę o dzieło zgłaszamy za pomocą kreatora zgłaszania umów o dzieło czy katalogu usług, kroki wypełniania takiego zgłoszenia trochę się różnią. W związku z tym pierwsze kroki mogą nie być intuicyjne, ale już samo wypełnianie formularza jest już bardzo proste.
- Należy pamiętać, że zgłaszanie umów przez PUE ZUS wymaga posiadania Profilu Zaufanego ePUAP lub podpisu osobistego (kwalifikowanego).
2. Wybór osoby zgłaszającej- trzeba odpowiednio zaznaczyć kto zgłasza umowę- jest to ważny krok w czasie wypełniania zgłoszenia w kreatorze.
3. Kiedy mamy już zgłoszone umowy, możemy wejść i sprawdzić je w zakładce Rejestr umów.
Podstawa prawna
-Art. 22 ustawy z dnia 31 marca 2020 o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywoływanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 r., poz. 568 z późn. zm.).
-Art. 36 ust.17, art. 45 ust. 1 pkt. 1b, art. 49 ust. 2 pkt 8 oraz art. 49 ust. 2 pkt 8 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2020 poz. 266 z późn. zm.).
Informacja o Administratorze i treść Polityki prywatności znajduje się tutaj: (link)