Projekt ustawy o pracy zdalnej. Co powinno się w nim zmienić? Opinia SoDA

W Ministerstwie Rozwoju, Pracy i Technologii toczą się prace nad nowymi regulacjami dotyczącymi pracy zdalnej. Mają one zastąpić zarówno dotychczasowe przepisy o telepracy jak i tymczasowe rozwiązania wprowadzone ustawą przeciwdziałającą COVID-19 z marca 2020 r.

Komitet Public Advocaccy Organizacji Pracodawców Usług IT (Software Development Association of Poland – SoDA), największej polskiej organizacji biznesowej zrzeszającej firmy wytwarzające oprogramowanie na zamówienie, w ramach konsultacji publicznych złożył opinię do projektowanych przepisów. Jako ekspert SoDA do spraw prawa i legislacji miałem przyjemność przewodniczyć pracom nad tą opinią. Dla mnie było to o tyle ciekawe wyzwanie, że branża IT od początku związana jest z pracą na odległość i ma w tej dziedzinie ogromne doświadczenie.  

Co zawierają nowe regulacje o pracy zdalnej?

Zaproponowane przepisy w większości powielają dotychczasowe rozwiązania zawarte w kodeksie pracy, dotyczące tzw. telepracy. Zasady pracy zdalnej nadal mają być ustalane z załogą w formie regulaminu i dodatkowo w porozumieniu z poszczególnymi pracownikami. Pracownik musi potwierdzić, że ma warunki do wykonywania takiej pracy, co w praktyce oznacza jego zgodę na pracę zdalną. Praca zdalna lub odmowa jej wykonywania nie może być powodem do jakiejkolwiek dyskryminacji, a w szczególności rozwiązania umowy. Pracownik zdalny ma mieć swobodny dostęp do infrastruktury socjalnej i pomieszczeń pracowniczych na takich samych zasadach jak wszyscy inni pracownicy. Zasadnicze nowości, to:

1. wprowadzenie szerszego pojęcia pracy zdalnej w miejsce telepracy. Będzie możliwa praca poza siedzibą firmy nie tylko za pośrednictwem komputera i Internetu. Zdalnie będą teraz mogli pracować wszyscy, których charakter pracy i warunki domowe na to pozwalają, np. krawcowe i rzemieślnicy.
2. Praca zdalna będzie mogła być świadczona na polecenie pracodawcy w czasie epidemii lub w przypadku nadzwyczajnych, trudnych warunków w firmie. Np. po pożarze biura czy serwerowni.
3. Praca zdalna będzie dostępna dla pracowników „na żądanie” – 12 dni w roku. Pracownicy – rodzice i opiekunowie osób zależnych będą mieli przywilej pracy na odległość, o ile charakter ich czynności na to pozwala.
4. Doprecyzowano obowiązek pokrycia kosztów przez pracodawcę związanych z pracą zdalną. Są to m.in. instalacja, serwis i konserwacja sprzętu, koszty prądu i łącza internetowego, ekwiwalentu za używanie sprzętu osobistego pracownika i możliwość rozliczania ich w ramach ryczałtu.
5. Rozszerzono obowiązki informacyjne wobec pracownika takie jak informowanie o ryzyku zawodowym i zasadach BHP w pracy zdalnej. Jednocześnie na pracownika włożono odpowiedzialność za organizację stanowiska pracy.
6. Uregulowano zasady kontroli pracownika w miejscu pracy zdalnej i postępowania w razie wypadku przy takiej pracy.
7. Doprecyzowano minimalny zakres porozumień i regulaminów pracowniczych związanych z organizowaniem pracy zdalnej.
8. Ustalono zasady komunikacji pracodawcy z pracownikiem zdalnym i formę wzajemnych oświadczeń. Wszystkie ustalenia poza zawarciem umowy o pracę będą mogły odbywać się teraz w formie dokumentowej – czyli np. mailowo.

Jakie zmiany w projekcie postuluje SoDA?

Niektóre propozycje mają charakter doprecyzowujący, ale są też takie o bardziej istotnym charakterze. Główne uwagi to:

1. doprecyzowanie zasad ustalania miejsca pracy w kontekście pracy zdalnej. Tak, by jej zmiana, np. z mieszkania na domek na działce, nie wiązało się z formalnościami typu zmiana umowy o pracę, oświadczenia, itp.
2. Doprecyzowanie pojęcia „forma elektroniczna” poprzez zastąpienie jej kodeksową „formą dokumentową”. Tak, aby skuteczność wzajemnych oświadczeń pracodawcy i pracownika zdalnego, np. w formie mailowej nie budziła wątpliwości, a także wprowadzenie możliwości zawierania umów o pracę zdalną za pośrednictwem Internetu.
3. Wprowadzenie możliwości polecenia wykonywania pracy zdalnej również w przypadku szczególnych potrzeb pracodawcy, a w szczególności jego sytuacji ekonomicznej lub w związku ze sposobem prowadzenia biznesu. Tak, by usankcjonować działanie firm, które opierają się wyłącznie na pracy zdalnej.
4. Ograniczenie możliwości wnioskowania przez pracownika o zaprzestanie pracy zdalnej w przypadku wykonywania jej na polecenie pracodawcy.
5. Zniesienie zakazu wypowiadania umowy o pracę w przypadku braku zgody pracownika na pracę zdalną. Tak, aby pracodawca miał większą swobodę w kształtowaniu struktury zatrudnienia.
6. Potrzeba doprecyzowania pojęć „materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej”, które ma dostarczyć pracodawca. Czy będzie to tylko biurko, krzesło i komputer, czy również router, gaśnica lub dystrybutor do wody pitnej?
7. Potrzeba doprecyzowania, w jaki sposób mają być określone koszty pracodawcy, takie jak prąd czy łącze internetowe, w sytuacji gdy występuje istotne rozróżnienie dostawców i taryf, gdy praca świadczona jest hybrydowo i gdy pracownik i jego domownicy wykorzystują łącze jednocześnie w celach osobistych.
8. Wprowadzenie możliwości rozliczenia ryczałtem zarówno kosztów pracy zdalnej jak i ekwiwalentu za używanie sprzętu osobistego pracownika zdalnego. Równocześnie wprowadzenie zasady, że obie kategorie nie stanowią opodatkowanego przychodu pracownika.
9. Możliwość powierzenia kontroli pracodawcy w miejscu pracy zdalnej, często oddalonej od siedziby firmy o kilkaset kilometrów, uprawomocnionym, wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym,
10. Doprecyzowanie definicji wypadku przy pracy zdalnej, za który odpowiedzialność ponosi pracodawca poprzez ograniczenie go do ustalonego miejsca wykonywania pracy zdalnej.
11. Ograniczenie obowiązków formalnych pracodawcy w postaci m.in oceny ryzyka zawodowego, w przypadku incydentalnej pracy zdalnej „na żądanie”.
12. Umożliwienie dostępu pracownika zdalnego do infrastruktury pracodawcy, pomieszczeń, przebywania na ternie zakładu pracy i kontaktu z innymi pracownikami na zasadach przyjętych dla wyodrębnionej grupy pracowników, a nie dla ogółu pracowników jak postuluje projekt, tak aby praca zdalna nie była w praktyce iluzoryczna.

Kwestie, które pozostają nierozwiązane

Moim zdaniem projekt regulacji dotyczącej pracy zdalnej jest krokiem w dobrym kierunku. Rozszerza zakres tego sposobu świadczenia pracy, doprecyzowuje i wyjaśnia wiele wątpliwości, z którymi mieliśmy do czynienia przy telepracy. Poza kwestiami opisanymi w opinii SoDA, są jednak wyzwania, które nadal będą budziły trudności w stosowaniu nowych przepisów. Zaliczyłbym do nich problem częstej zmiany miejsca świadczenia pracy zdalnej – raz w domu, raz w górach, raz nad morzem. Podobnym problem jest niesystematyczne świadczenie takiej pracy. Za każdym razem będzie to wymagało ustaleń z pracodawcą i składania oświadczeń, co wydaje się nieżyciowe. Jeszcze większym wyzwaniem jest świadczenie pracy zdalnej spoza terytorium Polski, gdy w grę wchodzić będzie jurysdykcja innych krajów. Z kolei z punktu widzenia pracownika, brak w regulacji zapisów dotyczących prawa do wyłączenia (right to disconnect) oraz ustalania godzin pracy zdalnej. Te kwestie, jeżeli nie zostaną ujęte w projektowanej ustawie, będą do nas wracać w przyszłości.

Nowe regulacje mają wejść w życie w ciągu 3 miesięcy od dnia odwołania stanu epidemii Covid -19.

Dalsze prace nad projektem ustawy można śledzić na stronie rządowej.