Wdrożenie aplikacji mobilnej do ćwiczeń fitness – prawne case study

PRZEDMIOT CASE STUDY 

Przedmiotem case study jest opisanie wyzwań z jakimi mierzyła się nasza Kancelaria i nasz Klient w procesie prawnego wdrożenia aplikacji mobilnej do ćwiczeń fitness.  

CHARAKTERYSTYKA KLIENTA I JEGO PRODUKTU 

1. Nasz Klient jest startupem, który oferuje autorski program treningu mięśni ciała. Usługi są świadczone za pomocą aplikacji mobilnej. Aplikacja na podstawie indywidualnego wywiadu z użytkownikiem generuje autorski program ćwiczeń wybranych części ciała. Usługi są świadczone w modelu subskrypcji 1-,2-,3- i 12-miesięcznej. Ćwiczenia prezentowane są w formie filmików z trenerem. Użytkownik ma możliwość wyboru muzyki, do której wykonuje trening. Może to być autorska muzyka skomponowana przez trenera albo muzyka z jednego z najbardziej popularnych serwisów streamingowych, w którym użytkownik ma konto.  
2. Startup działa w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Wspólnikami są trzy osoby, a jedna z nich jest twórcą autorskiego programu ćwiczeń mięśni ciała.  
3. Wspólnicy stworzyli razem koncepcję aplikacji mobilnej, a jej wykonanie powierzyli doświadczonej firmie deweloperskiej.  
4. Aplikacja mobilna jest dystrybuowana za pośrednictwem dwóch najbardziej popularnych sklepów z aplikacjami mobilnymi.   

 

NAPOTKANE PROBLEMY 

1. Klient poprosił nas o pomoc prawną dopiero w końcowej fazie ukończenia aplikacji mobilnej co wymagało naprawienia kilku błędów prawnych. 
2. Została wybrana nazwa aplikacji, która naruszała unijny znak towarowy (słowny).  
3. Umowa z deweloperem na stworzenie aplikacji nie przenosiła prawidłowo na Klienta autorskich praw majątkowych. Brakowało w niej postanowień o autorskich prawach osobistych, a także odpowiednio szerokiego obowiązku zachowania w poufności informacji przekazanych przez Klienta deweloperowi. Zwłaszcza co do unikatowej metody treningowej, która stanowi o konkurencyjnej przewadze produktu Klienta.  
4. Klient nie pomyślał o ochronie danych osobowych na etapie projektowania aplikacji (czyli o tzw. zasadzie privacy by design). Wybrał przez to aplikacje integrujące się z jego aplikacją mobilną, które nie spełniały wymogów RODO, w szczególności co do transferu danych do państw trzecich.  
5. Klient był przekonany, że skoro twórcą autorskiego programu treningowego mięśni ciała, muzyki i filmików jest jeden ze wspólników to majątkowe prawa autorskie do tych utworów automatycznie należą do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Dlatego nie zadbał o nabycie praw do tych utworów przez spółkę. Uniemożliwiało to wdrożenie aplikacji mobilnej.

 

ZASTOSOWANE ROZWIĄZANIA PROBLEMÓW 

Ad 2. NAZWA APLIKACJI.

Klient musiał zmienić nazwę aplikacji. Było to dla niego wyjątkowo bolesne, bo pierwotna nazwa była chwytliwa i mocno kojarzyła się z usługą, którą świadczy. Ponadto już zapłacił niemałe pieniądze za projekt graficzny logo aplikacji. Naturalnie nie dało się ich odzyskać, bo firma graficzna prawidłowo wykonała swoją usługę. Błąd leżał po stronie naszego Klienta. Powinien on zacząć wybór nazwy od dokonania analizy naruszania praw innych podmiotów, w szczególności znaków towarowych.

Ad 3. UMOWA Z DEWELOPEREM.

Klient musiał podjąć rozmowy z deweloperem w celu aneksowania umowy IT o właściwe zapisy dotyczące praw autorskich i poufności. Na szczęście udało się aneksować umowę, bez żadnych dodatkowych kosztów. Sytuacja taka jest jednak rzadkością. Z naszych doświadczeń wynika, że twórcy zazwyczaj chcą dodatkowego wynagrodzenia za podpisanie aneksu. Ponadto bardzo ciężko renegocjuje się takie nieprawidłowo podpisane kontrakty. Zazwyczaj trwa to wiele miesięcy, a druga strona ma istotną przewagę negocjacyjną. 

Ad 4. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH.

Klient musiał poświęcić dodatkowych czas na kontakt z osobami odpowiedzialnymi za ochronę danych osobowych w aplikacjach, które integrowały się z jego produktem. Kilka z nich musiał zastąpić innymi aplikacjami, które gwarantowały należyte przetwarzanie danych osobowych. Wymusiło to też dodatkowe prace po stronie dewelopera. Wiązało się to z dodatkowymi kosztami oraz mocno opóźniło planowaną datę premiery aplikacji. 

Ad 5.  AUTORSKIE PRAWA MAJĄTKOWE NALEŻĄCE DO WSPÓLNIKA.

Problem udało się rozwiązać poprzez podpisanie umów przenoszących majątkowe prawa autorskie i udzielenie licencji do utworów stworzonych przez wspólników. Na szczęście sytuacja ta nie wywołała konfliktu między wspólnikami. Od początku mieli oni jasno uzgodnione między sobą, że właścicielem lub licencjobiorcą utworów ma być spółka. Nierzadko jednak takie kwestie powodują, że projekt kończy się zanim zdążył się zacząć. Dlatego już na samym początku warto zadbać o właściwe nabycie praw przez spółkę.  

 

KLUCZOWE DZIAŁANIA PRAWNE  

1. WERYFIKACJA NAZWY APLIKACJI.  

W pierwszej kolejności ustaliliśmy zakres terytorialny dystrybucji aplikacji. Następnie zweryfikowaliśmy, czy nazwa nie narusza praw innych podmiotów, w szczególności praw ochronnych na znaki towarowe i nazw innych podmiotów. W tym celu wykorzystuje się publiczne bazy takie jak np. TMview, rejestry handlowe (w Polsce – CEIDG lub KRS) czy przeglądarki internetowe.  

2. PRZEŚLEDZENIE FLOW APLIKACJI.

Zweryfikowaliśmy, w których miejscach aplikacji powinny się wyświetlać poszczególne informacje prawne, a także, gdzie i jakie zgody powinny zostać zebrane od użytkownika aplikacji. Najistotniejsze w tym kontekście są przepisy o prawach konsumenta, ochronie danych osobowych i świadczeniu usług drogą elektroniczną.  

3. STWORZENIE REGULAMINU APLIKACJI.

Tworzenie regulamin aplikacji rozpoczęliśmy od przeprowadzenia dokładnego wywiadu z twórcami aplikacji na temat sposobu działania aplikacji i procesów biznesowych, które są w nią wkomponowane. Jest to bardzo ważny krok, ponieważ te kwestie powinny znaleźć odzwierciedlenie w regulaminie aplikacji. Następnie dodaliśmy do to tych informacji właściwe zapisy i elementy wynikające z przepisów prawa, głównie z prawa konsumenckiego i ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Na koniec wprowadziliśmy zapisy, które są wymagane lub wynikają ze specyfiki funkcjonowania sklepów dystrybuujących aplikacje mobilne. Np. klauzule ograniczające odpowiedzialność takich sklepów czy klauzule dotyczące praw własności intelektualnej.  

4. STWORZENIE POLITYKI PRYWATNOŚCI.

W celu stworzenia polityki prywatności przeprowadziliśmy szeroki wywiad z twórcami aplikacji oraz deweloperem. Celem było ustalenie, jakie dane i w jaki sposób będą zbierane. Główną trudnością jaką napotkaliśmy to brak wiedzy Klienta oraz dewelopera na temat tego jakie dane są zbierane przez aplikacje integrujące się z aplikacją Klienta i w jaki sposób są one przetwarzane. Częściowo udało nam się tę wiedzę pozyskać zadając deweloperowi odpowiednie pytania. Częściowo analizując też szczegółowo regulaminy i informacje o poszczególnych aplikacjach oraz zadając pytania osobom odpowiedzialnym za ochronę danych osobowych w aplikacjach, które integrowały się z produktem Klienta. Proces ten zajął kilka miesięcy. Co prawda opóźniło to pierwotny harmonogram projektu, ale Klient zyskał potężną dawkę wiedzy o danych, które będzie przetwarzał i obowiązkach, które w związku z tym na nim ciążą. Udało się także stworzyć politykę prywatności, która rzetelnie informuje użytkownika o przetwarzaniu jego danych osobowych.  

5. ZIDENTYFIKOWANIE UTWORÓW I SKONSTRUOWANIE WŁAŚCIWYCH UMÓW Z ZAKRESU PRAWA AUTORSKIEGO.

Jak wyżej wspomnieliśmy jednym z problemów w tym zakresie było błędne przekonanie wspólników spółki, że utwory tworzone przez wspólników automatycznie stają się własnością spółki. Problem ten udało się na szczęście szybko rozwiązać poprzez skonstruowanie właściwych umów licencyjnych i umów przenoszących majątkowe prawa autorskie. Największym wyzwaniem okazało się jednak zidentyfikowanie utworów (czym jest utwór pisaliśmy m.in. tu), które powinny stać się własnością spółki lub do których spółka powinnam nabyć licencję, żeby można było mówić o bezpiecznym i legalnym korzystaniu przez spółkę z utworów.  

6. DYSTRYBUCJA APLIKACJI ZA POŚREDNICTWEM SKLEPÓW Z APLIKACJAMI MOBILNYMI.

Jednym z największych wyzwań z jakim musieliśmy się zmierzyć podczas prawnego wdrożenia aplikacji była lektura długich i szczegółowych regulaminów i informacji dotyczących sposobu działania sklepów z aplikacjami mobilnymi. Ta wiedza była nam potrzebna do prawidłowego przygotowania regulaminu aplikacji Klienta. Zadanie dodatkowo skomplikowała rozproszona struktura tych dokumentów i informacji.  Jak również to, że w trakcie pracy z klientem jeden ze sklepów zaktualizował swój regulamin. Wymagało to ponownej weryfikacji naszych dotychczasowych działań. W ramach tego zadania stworzyliśmy dla klienta także road map po dokumentach prawnych dwóch sklepów z aplikacjami mobilnymi, które pomogły mu sprawniej zorientować się w prawach i obowiązkach użytkownika biznesowego sklepu z aplikacjami mobilnymi.  

  

O CZYM MOŻNA JESZCZE POMYŚLEĆ?  

Zastrzeżenie nazwy aplikacji lub jej logo jako znaków towarowych lub wzorów przemysłowych. Warto o tym pomyśleć jeszcze przed stworzeniem aplikacji, żeby nikt nas nie ubiegł z rejestracją. Nasz klient nie zdecydował się na ten krok od razu ze względu na budżet projektu. Planuje to jednak zrobić w ciągu kilku następnym miesięcy, gdy aplikacja zacznie przynosić zyski.  

 

WNIOSKI  

1. Prawne wdrożenie aplikacji mobilnej to duży projekt, który wymaga wiedzy, doświadczenia i czasu.  
2. Aspekty prawne najlepiej przedyskutować z prawnikiem już na etapie pomysłu na aplikację. Pozwoli to uniknąć błędów i problemów, które napotkał nasz Klient. Niepotrzebnie wydłużają one projekt i zwiększają jego ostateczny koszt, a także opóźniają wdrożenie aplikacji mobilnej.
3. Warto zadbać o prawidłowe wdrożenie wszystkich aspektów prawnych. Z jednej strony to spokój ducha, że aplikacja jest bezpieczna pod kątem prawnym. Z drugiej natomiast poczucie, że jest ona gotowa na sprzedaż lub wejście inwestora. Takie transakcje prawie zawsze wiążą się z prawnym due diligance. I jeżeli o zasadniczych kwestiach prawnych (zwłaszcza o prawach autorskich) nie pomyślało się na początku tworzenia aplikacji, mogą one być nie do uzupełnienia na tym etapie. W najgorszym wypadku mogą one uniemożliwić transakcję. W trochę lepszym – spowodować, że zarobimy mniej na całej transakcji niż moglibyśmy, gdyby wszystko było zrobione prawidłowo.  

 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Z chęcią podzielimy się z Tobą naszą wiedzą i doświadczeniem, niech wdrożenie aplikacji mobilnej nie będzie dla Ciebie problemem!

Wystarczy, że klikniesz poniżej i umówisz się z nami na rozmowę: