E-sąd – nakaz zapłaty w 7 krokach

Elektroniczne postępowanie upominawcze działa: E-sąd przyjmuje pozwy i wydaje nakazy zapłaty. W czasie zamrożenia sądów elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU) może okazać się najskuteczniejszym narzędziem w windykacji przeterminowanych roszczeń.

W 2020 r. polski e-sąd obchodzi swoje 10 urodziny. Nieco ponad 100 referendarzy zatrudnionych w jednym z wydziałów cywilnych Sądu Rejonowego Lublin – Zachód w Lublinie rozpoznaje około 2,3 mln spraw rocznie. Elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU), jako rodzaj zwykłego, „papierowego” postępowania upominawczego, zaplanowane pierwotnie jako eksperyment poprzedzający kompleksową elektronizację polskich sądów, zagościło na dobre w świadomości prawników i firm egzekwujących roszczenia drogą sądową. Dziś, w stanie zamrożenia działalności sądów, wobec licznych ułatwień, niskich kosztów i systemu zdalnej obsługi, może ono okazać się świetnym narzędziem do dochodzenia narastających wierzytelności. Jednak statystyki są nie ubłagane. Masz 3 – 4 minuty na przekonanie wydającego nakaz zapłaty referendarza do wydania nakazu zapłaty. Jak zatem dobrze przygotować elektroniczny pozew i złożyć go w EPU?

1. Zbierz informacje

Dobrze przygotowany pozew, to taki, który jest należycie udokumentowany. Wprawdzie w EPU, inaczej niż w innych postępowaniach, nie załączasz do pozwu żadnych dowodów, jednak jesteś zobowiązany do ich precyzyjnego opisu. To właśnie opis dowodów i zwięzłe uzasadnienie musi przekonać referendarza do wydania nakazu zapłaty. Przed E-sądem dochodzi się roszczeń pieniężnych i bezspornych. Wbrew pozorom większość spraw sądowych należy właśnie do tej kategorii. Są to najczęściej sprawy o niezapłacone faktury za usługi masowe, opłaty dodatkowe za jazdę „na gapę„, niespłacone pożyczki i kredyty. W relacjach biznesowych bedą to niezapłacone faktury za wykonane dostawy lub usługi. Pozwy elektroniczne to proste stany faktyczne. Ktoś wykonał usługę lub dostarczył towar, a klient nie zapłacił. I najczęściej milczy lub zwleka z zapłatą, nie kwestionując jakości świadczenia drugiej strony.

Zbierz zatem informacje o swojej sprawie. Zacznij od umowy, zawartej pisemnie, ustnie lub przez internet. Ustal warunki, co miało być dostarczone i w jakim terminie? Jakie były parametry zamówionego towaru lub usługi? Czy towar dotarł do zamawiającego i masz na to dowód? Jakie masz dowody na działanie drugie strony? Zamówienie, potwierdzenie ustaleń, potwierdzenie odbioru towaru lub usługi? Czy dłużnik otrzymał od Twojej firmy fakturę z poprawnym numerem rachunku bankowego; czy wysłano do niego wezwanie do zapłaty i czy je odebrał? Wreszcie – dlaczego dłużnik nie płaci? Czy ma istotne zastrzeżenia co do jakości usługi lub towaru? Może prosi o odroczenie terminu lub rozłożenie płatności na raty? Czy nie ma z nim kontaktu?

Porozmawiaj z obsługą klienta, zajrzyj na stronę internetową dłużnika, sprawdź w publicznych rejestrach czy jeszcze istnieje, nie jest w stanie upadłości lub restrukturyzacji, czy jest wpisany do rejestru dłużników. Zbierz dokumenty, maile, korespondencję i wszystkie informacje w jedną teczkę lub folder. Nawet jeżeli nie uzyskasz samodzielnie nakazu zapłaty, będziesz miał przygotowane informacje do zewnętrznej windykacji.

Na koniec upewnij się, czy dłużnik na pewno nie zapłacił (może z innego rachunku?) i czy termin wymagalności roszczenia nie upłynął wcześniej niż 3 lata temu. Starszych roszczeń nie będziesz mógł dochodzić w EPU. Poza tym dłużnik musi mieć adres zamieszkania, siedzibę lub oddział na terenie Polski.

2. Załóż konto w EPU

EPU w Polsce obsługuje tylko Sąd Rejonowy Lublin Zachód i jeden portal – www.e-sad.gov.pl. Jako powód będziesz kontaktował się z e-sądem tylko elektronicznie i tylko przez ten portal. Tutaj będziesz składał pozwy, podpisywał je, opłacał i odbierał dokumenty i korespondencję sądową. Zakładasz swój profil podając niezbędne dane, w tym swój e-mail, na który będą wpływały informacje o doręczeniach dokumentów w systemie. Jest to na tyle istotne, że mail przychodzący z e-sądu to takie elektroniczne awizo. Masz 14 dni na odebranie pisma z systemu, po czym będzie uznane za doręczone. Mogą to być ważne pisma, jak wezwania do braków, przedłożenia właściwego pełnomocnictwa. W celu weryfikacji podawanych danych podajesz swój numer PESEL lub numer KRS swojej firmy.

Rejestracja konta wymaga ręcznego zatwierdzenia przez administratora, co niestety zajmuje 2 – 3 dni robocze. Na szczęście jest to czynność jednorazowa. Pogłębiona weryfikacja dokonywana jest w procesie podpisywania pozwu, o czym piszę poniżej. Możesz działać jako osoba uprawniona bezpośrednio do reprezentowania Twojej firmy, albo jako pracownik, na podstawie szczególnego pełnomocnictwa, podobnie jak adwokaci i radcowie prawni.

3. Opisz dowody

Brak obowiązku (a nawet możliwości) załączania dokumentów do pozwu w EPU to niewątpliwie zaleta. Nie mniej jednak w Twoim interesie leży opisanie dowodów w taki sposób, aby przekonać sąd do wydania nakazu zapłaty. Z pomocą przychodzi system e-sądu, który za pomocą formularza i kolejnych kroków prowadzi Cię za rękę. Najpierw opisujesz osobno każde roszczenie i wskazujesz termin jego wymagalności. W jednym pozwie możesz dochodzić ich wiele. System samodzielnie wygeneruje dodatkowe roszczenie o zaległe odsetki ustawowe.

Na poparcie roszczenia osobno wskazujesz każdy dowód, datę jego powstania i opisujesz fakty, które dowodzisz. Chodzi tu tylko o dokumenty: prywatne i urzędowe w każdej namacalnej postaci: umowy, maile, zapisy, oświadczenia, faktury, dowody nadania lub doręczenia korespondencji, logi systemowe itp. Oczywiście muszą one być powiązane z roszczeniem, którego dochodzisz. Najczęściej będzie to: dowód zawarcia umowy (np. dokument umowy, zamówienia, korespondencja mailowa, log systemowy), dowód spełnienia świadczenia – wykonania umowy (np. dowód nadania lub doręczenia przesyłki, mail, log systemowy), dowód doręczenia faktury VAT, rachunku i wezwania do zapłaty (np. mail, potwierdzenie nadania pocztą).

Procedura sądowa, również w EPU wymaga wykazania, że podjąłeś próbę mediacji lub ugodowego załatwienia sprawy, albo uzasadnienia dlaczego tego nie zrobiłeś. W tym celu, niezależnie od doręczenia dłużnikowi faktury VAT, powinieneś wezwać go do zapłaty, wyznaczając ostateczny termin spełnienia świadczenia. Nie musisz tego robić tradycyjną pocztą, wystarczy mail lub inny kanał dotychczasowej komunikacji. Dowód takiej korespondencji zgłoś w EPU.

4. Napisz uzasadnienie – opowiedz swoją historię

Krótkie i zwięzłe uzasadnienie to serce Twojego pozwu. Od jego treści zależy, czy roszczenie będzie na tyle uwiarygodnione, że referendarz podejmie decyzję o wydaniu nakazu zapłaty. Jeśli będzie budziło uzasadnione watpliwości, będzie niespójne, rozwlekłe i skomplikowane, sąd odmówi wydania nakazu, skasuje opłatę i odeśle Cię z kwitkiem. Napisz własnymi, prostymi słowami, jak w rozmowie z sąsiadem, o co chodzi. Krótkie zdania, prosty język. Taki mały story telling. Jakie usługi lub towary dostarczasz? Co i jak zamówił dłużnik. Jak wykonałeś umowę i doręczyłeś towar, usługę, fakturę i wezwanie do zapłaty? Jak dotychczas Twój kontrahent się zachowywał? Dlaczego teraz nie zapłacił? Nie przytaczaj ponowie opisanych dowodów, nie dokonuj analizy prawnej. Nie oceniaj i nie opisuj swoich przypuszczeń. To mają być tylko suche fakty.

Bardzo ważne jest wykazanie, że prawidłowo wykonałeś umowę, spełniłeś swoje świadczenie i dałeś możliwość drugiej stronie spełnienie jej świadczenia. Jeżeli dłużnik ma uzasadnione zastrzeżenia co do jakości, ilości Twojego towaru lub usługi, terminu wykonania umowy – nie ma sensu składać pozwu w EPU. Możesz spodziewać się wniesienia sprzeciwu i wówczas całą akcję musisz przeprowadzić ponownie przed zwykłym sądem.

5. Złóż elektroniczny podpis

Podpis w EPU służy potwierdzeniu Twojej tożsamości i przeciwdziałaniu występującym oszustwom i wyłudzeniom. Pozew możesz podpisać na dwa sposoby: zwykłym podpisem elektronicznym i bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (tzw. podpis kwalifikowany).

Zwykły podpis elektroniczny, w postaci ważnego 1 rok certyfikatu wyda Ci bezpłatnie e-sąd na wniosek złożony przez system. Czeka się na niego 2 – 3 godziny, w trakcie których następuje potwierdzenie Twoich danych, następnie pobiera się hasło, certyfikat i instaluje go lokalnie na urządzeniu końcowym. Nie trzeba do tego żadnej specjalistycznej wiedzy technicznej. Tym podpisem nie podpiszesz pozwu z innego urządzenia, nie użyjesz go również to podpisywania żadnych innych dokumentów w innych systemach.

Z kolei podpis kwalifikowany możesz uzyskać odpłatnie od certyfikowanych dostawców, po zweryfikowaniu Twojej tożsamości. Odpowiada on podpisowi pisemnemu. Można wykorzystywać go wielokrotnie do podpisywania przez sieć wszystkich dokumentów, dla których nie jest zastrzeżona forma szczególna (np. akt notarialny). Ja korzystam z podpisu kwalifikowanego i oprogramowania chmurowego Szafir dostarczanego przez Krajową Izbę Rozliczeniową. Uzyskałem go bez wychodzenia z biura, poprzez weryfikację rachunkiem bankowym. Koszt dwuletniego certyfikatu to 250 – 300 zł. Ostatnim krokiem do złożenia pozwu jest jego opłacenie.

6. Opłać pozew w EPU

Istotną zaletą e-sądu jest nie tylko ograniczony formalizm, ale również niskie koszty postępowania. Opłata sądowa wynosi bowiem tylko 1/4 opłaty stosunkowej wnoszonej w postępowaniu zwykłym. Przykładowo w sprawie o wartości roszczenia od 10.000 zł. – 15.000 zł. opłata stosunkowa wynosi 750 zł., a w EPU będzie to tylko 187 zł. Gdy wartość przedmiotu sporu mieści się w przedziale 15.000 zł. – 20.000 zł., opłata stosunkowa do 1.000 zł., a w EPU będzie to tylko 250 zł. Gdy wartość roszczenia przekracza 20.000 zł. pobiera się od powoda tytułem opłaty sądowej 5%, a w EPU 1/4 z tak ustalonej kwoty.

Oczywiście opłata sądowa stanowi rodzaj zaliczki: sąd wydając nakaz zapłaty zasądza jej zwrot od pozwanego. Opłaty dokonuje się przez system, wybierając rodzaj płatności. Są to linki do płatności w wybranych bankach, karta kredytowa, przelew pocztowy (nigdy nie praktykowałem tego rozwiązania).

System identyfikuje pozew jako wniesiony do e-sądu z chwilą jego opłacenia, nie zaś złożenia podpisu. Budzi to pewne trudności w ocenie chwili przerwania biegu przedawnienia. System uiszczania opłat potrafi zrobić psikusa i wówczas na odblokowanie płatności czeka się kilka dni. Dlatego odradzam Ci wnoszenie pozwu do e-sądu na ostatnią chwilę, przed upływem terminu przedawnienia dochodzonego roszczenia.

7. Czekaj na decyzję e-sądu

Obecnie na rozpoznanie sprawy w EPU czeka się 2 – 3 miesiące. E-sąd wydaje nakaz zapłaty i doręcza Ci jako powodowi przez system. Pozwanemu zaś – po wydrukowaniu i dołączeniu pozwu – doręcza go pocztą tradycyjną na wskazany przez Ciebie adres pozwanego. W treści nakazu zapłaty, który ma moc odpowiadającą wyrokowi sądowemu, e-sąd nakazuje pozwanemu aby w terminie 14 dni zapłacił dochodzoną kwotę powodowi wraz z odsetkami i kosztami, albo wniósł w tym terminie sprzeciw. Pozwany ma prawo wnieść sprzeciw w tradycyjnej formie papierowej, albo poprzez system e-sądu. Wówczas loguje się do portalu https://www.e-sad.gov.pl/ za pomocą dostarczonego mu wraz z pozwem kodu. Brak sprzeciwu pozwanego, lub sprzeciw spóźniony powoduje uprawomocnienie przez Sąd z urzędu nakazu zapłaty i nadanie mu klauzuli wykonalności. Tym samym, jeżeli dłużnik nie zapłacił dobrowolnie, możesz skierować sprawę wprost z e-sądu do elektronicznej egzekucji. W tym celu wybierasz właściwego komornika i sporządzając w systemie krótki wniosek egzekucyjny.

Kiedy może się nie udać?

E-sąd odmówi wydania nakazu zapłaty gdy uzna Twoje roszczenie za oczywiście bezzasadne lub przytoczone przez Ciebie twierdzenia co do faktów będą budziły wątpliwości. Również gdy zaspokojenie roszczenia będzie uzależnione od Twojego świadczenia wzajemnego, albo doręczenie nakazu zapłaty nie będzie mogło nastąpić w kraju – e-sąd odmówi wydania nakazu zapłaty i umorzy postępowanie. Będzie tak również w sytuacji gdy będziesz chciał dochodzić roszczenia innego niż pieniężne.

E-sąd uchyli wydany nakaz zapłaty gdy okaże się, że nie można go doręczyć pozwanemu na terenie kraju. Może to dotyczyć dłużnika, którego adres nie jest wskazany w KRS lub CEIDG. W takich przypadkach e-sąd po bezskutecznym wezwaniu Cię do usunięcia przeszkody w doręczeniu – uchyli nakaz zapłaty i umorzy postępowanie.

W opisanych wyżej sytuacjach, masz 3 miesiące na wniesienie pozwu do zwykłego sądu. Wówczas zachowasz skutki prawne jakie prawo wiąże z wniesieniem pozwu w EPU, np. przerwanie biegu terminu przedawnienia. Możesz również w zwykłym postępowaniu żądać uwzględnienia Twoich kosztów poniesionych w EPU.

E-sąd ma swoje mocne strony

E-sąd działa mimo panującego stanu epidemii, pozwy są przyjmowane, nakazy zapłaty są wydawane. Z chwilą gdy piszę te słowa (koniec kwietnia 2020 r.) sąd elektroniczny mierzy się z problemem wysyłki wydanych nakazów zapłaty. Mimo to, w mojej ocenie EPU to obecnie najlepszy sposób na dochodzenie roszczeń. Prosta procedura, łatwy w obsłudze system, niskie koszty i możliwość całkowicie zdalnej komunikacji z sądem. Są to zalety nie do przeceniania w obecnych warunkach. O ile występowanie przed zwykłym sądem zmusza ze względu na zawiłą procedurę, do skorzystania z pomocy profesjonalnego pełnomocnika, to w EPU – każdy przedsiębiorca powinien poradzić sobie samodzielnie.

Oczywiście można i w EPU skorzystać z pomocy adwokata lub radcy prawnego. Wówczas jego wynagrodzenie w istotnej części można pokryć z zryczałtowanego zwrotu kosztów zastępstwa procesowego pełnomocnika. E-sąd dodatkowo zasądzi je od dłużnika w nakazie zapłaty. Przedsiębiorcy przysługuje również dodatkowe roszczenie o zwrot zryczałtowanych kosztów dochodzenia należności. Jego kwota zależna jest od wartości przedmiotu sporu – od 40 do 100 euro. Roszczenie to wynika z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych i może być dochodzone w EPU obok pozostałych roszczeń.