Obecnie wiele umów można zawrzeć online. Jest to nie tylko zgodne z prawem, ale również bardzo wygodne, a nawet niezbędne w dzisiejszych czasach. Potocznie takie sposoby zawierania umów nazywamy elektronicznymi. Jednak prawo w ramach tego potocznego sformułowania wyróżnia dwie formy: formę elektroniczną i formę dokumentową. Dla ważności większości umów wystarczająca będzie forma dokumentowa. Jednak dla niektórych umów niezbędna jest forma elektroniczna, która wiąże się z koniecznością posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Czym różnią się te formy? Jakie umowy można zawrzeć za pomocą narzędzi elektronicznych? Czy istnieją platformy ułatwiające elektroniczne zawieranie umów? Czy wszystkie umowy można zawrzeć za pomocą narzędzi elektronicznych? O tym dowiesz się z poniższego artykułu. 

Różnica między formą elektroniczną a formą dokumentową

Forma elektroniczna Forma dokumentowa
Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 
Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. 
Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. 
Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. 
Jeśli przepisy wymagają zachowania formy pisemnej, to wymóg ten spełniamy również poprzez zawarcie umowy w formie elektronicznej. 
W celu elektronicznego zawarcia umowy konieczne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez wszystkie strony umowy. 
Kwalifikowane podpisy elektroniczne można zakupić tylko u autoryzowanych dostawców, ich listę można znaleźć tu: https://www.nccert.pl/uslugi.htm 
Najbardziej popularne to podpisy od Krajowej Izby Rozliczeniowej (Szafir) oraz od Asseco (Certum). 
Przykłady zawarcia umowy w formie dokumentowej: 
• wymiana e-maili/smsów lub innych wiadomości w komunikatorach internetowych (ryzyko: mogą rodzić one trudności w ustaleniu na co dokładnie strony się umówiły, dlatego odradzamy ich stosowanie), 
• podpisanie umowy podpisem zaufanym np. poprzez ePUAP, 
• podpisanie umowy przez docuSign, Autenti lub większość innych platform internetowych do zawierania umów. 





Niezbędna w szczególności dla: 
• przeniesienia majątkowych praw autorskich, 
• umowy licencji wyłącznej na korzystanie z utworu, 
• umowy leasingu, 
• umowy o pracę (podpis pracodawcy), 
• udzielenia pełnomocnictwa. 


Można ją wykorzystać do zawarcia: 
• umowy zlecenia i świadczenia usług, 
• umowy pożyczki, 
• umowy o dzieło (ale bez przeniesienia majątkowych praw autorskich albo bez licencji wyłącznej, dopuszczalna tylko licencja niewyłączna), 
• umowy o pracę (podpis pracownika). 

*Według projektowanych zmian Kodeksu pracy, będzie można ją wykorzystać w przypadku pracy zdalnej (niestety na chwilę obecną brak informacji, kiedy przepisy wejdą w życie).

Podstawowe typy umów, które można zawrzeć zdalnie

Umowa o pracę zawarta online

Kodeks pracy (art. 29 § 2) przewiduje, że umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie. Jednak nie przewiduje rygoru nieważności za brak formy pisemnej. A więc mimo braku formy pisemnej umowa jest ważna. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza* pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. W związku z tym, że forma elektroniczna jest równoważna formie pisemnej, ww. potwierdzenie pracodawca może przedłożyć pracownikowi w postaci elektronicznej. Dokument zawierający potwierdzenie musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy.

Sposobem na uniknięcie takiego podwójnego działania (podpisanie umowy w formie dokumentowej, a później złożenie przez pracodawcę ww. potwierdzenia), jest posiadanie przez pracodawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W takim wypadku umowę o pracę pracodawca podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a pracownik zwykłym podpisem elektronicznym. Samo podpisanie umowy przez strony musi nastąpić przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Dzięki temu, podpis pracodawcy (kwalifikowany podpis elektroniczny) pod umową o pracę jednocześnie staje się potwierdzeniem pracownikowi na piśmie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Podpis elektroniczny bądź DocuSign

Umowa o pracę może być również zawarta za pośrednictwem portalu DocuSign, jeśli pracodawca zintegrował z nim swój kwalifikowany podpis elektroniczny. Natomiast pracodawca nie musi używać tego rodzaju portali, aby korzystać z dobrodziejstw elektronicznego zawierania umów o pracę. Wystarczy tylko, żeby posiadał kwalifikowany podpis elektroniczny. W związku z pandemią wiele osób (w tym pracowników) posiada podpis zaufany (ePUAP). Zalecamy, żeby pracownik właśnie ten podpis zastosował do podpisania umowy o pracę. Elektroniczne zawieranie umów jest wtedy bezpieczne. Co do zasady pracownik nie musi podpisać się podpisem zaufanym (ePUAP) pod umową o pracę. W przypadku, gdy pracodawca wysłałby maila z załączoną umową i oświadczeniem, że proponuje jej zawarcie, pracownik może mailowo zgodzić się na jej zawarcie. Jednak takie oświadczenia mailowe rodzą pewne problemy dowodowe, dlatego zalecamy jednak, żeby pracownik podpisał umowę swoim podpisem zaufanym (ePUAP).

Warto również wspomnieć o informacji na stronie internetowej Państwowej Inspekcji Pracy z dnia 02.02.2021 roku. PIP wspomniał, że również pracownik powinien posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny, żeby umowa nie była wadliwa. Jednak nie sposób zgodzić się z nim biorąc pod uwagę przedstawioną powyżej analizę przepisów prawnych. 

Obecnie toczą się prace legislacyjne nad dalszym ułatwieniem zawierania umowy o pracę zdalną za pośrednictwem Internetu. Jednak na dziś brak informacji, kiedy takie ułatwienia wejdą w życie.

*zgodnie z art. 281 pkt 2 k.p. brak potwierdzenia na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy grozi karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

Umowa o dzieło i umowa zlecenia zawierane online

W przypadku umów zlecenia, świadczenia usług oraz umów o dzieło nie ma takich rygorów jak w przypadku umowy o pracę. Zleceniodawca nie musi posługiwać się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zatem zarówno zleceniodawca jak i zleceniobiorca mogą podpisać umowę wykorzystując np. swoje podpisy zaufane (ePUAP) lub zawierając je za pośrednictwem platformy DocuSign (lub podobnych platform).

Elektroniczny obieg dokumentów na przykładzie DocuSign (platformy do elektronicznego zawierania umów)

Powstaje coraz więcej platform, dzięki którym elektroniczne zawieranie umów staje się łatwiejsze. W Internecie można znaleźć ich wiele i wybrać tą najlepiej odpowiadającą naszym potrzebom. Nasza kancelaria korzysta z platformy DocuSign, dlatego na jej przykładzie chciałabym zaprezentować możliwości jakie dają nam tego typu platformy.

Obieg dokumentów w DocuSign

  • umieść dokument elektroniczny na platformie,
  • wskaż adresatów dokumentów i kolejność podpisywania,
  • wskaż jakimi podpisami mogą podpisać dokument,
  • platforma wysyła do adresata maila z linkiem, pod którym może dokument zapoznać się z treścią dokumentu i go podpisać,
  • podpisane dokumenty są archiwizowane na platformie i można łatwo nimi zarządzać.

Korzyści DocuSign

  • jednym kliknięciem można podpisać wielostronicowe dokumenty;
  • licencji na korzystanie z platformy potrzebuje wyłącznie firma sporządzająca i wysyłająca dokumenty, a druga strona nie ponosi kosztów,
  • podpisy na platformie DocuSign umożliwiają zachowanie (wg polskich przepisów) wymogów formy dokumentowej, a nawet formy elektronicznej, ponieważ użytkownik może zintegrować swój kwalifikowany podpis elektroniczny z platformą,
  • możliwość wykorzystywania gotowych szablonów do szybkiej wysyłki oraz edycji wybranych pól przez adresatów,
  • sprawny, szybki i intuicyjny obieg podpisywania dokumentów elektronicznych.
  • bezpieczeństwo zapewnione szyfrowaniem dokumentów.

Kiedy forma elektroniczna umowy nie będzie wystarczająca?

Zgodnie z polskim prawem wiele umów wymaga dla swojej ważności zachowania innej, dalej idącej (niż wyżej omówione formy) formy szczególnej – formy aktu notarialnego, formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi lub formy pisemnej z datą pewną. Poniżej wskazujemy przykłady umów, które dla swojej ważności wymagają zachowania takiej formy szczególnej i nie mogą zostać zawarte ani w formie elektronicznej, ani w formie dokumentowej. Niezachowanie obowiązku zawarcia umowy w formie szczególnej wymaganej dla ważności danej umowy będzie powodowało jej nieważność. 

Forma aktu notarialnego polega na zawarciu treści złożonych przez strony oświadczeń woli w protokole aktu notarialnego sporządzonym przez notariusza. Następnie strony w obecności notariusza, po odczytaniu im treści aktu, składają podpisy pod aktem. 

Forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi polega na złożeniu przez strony, w obecności notariusza, podpisów pod treścią złożonych pisemnie oświadczeń woli oraz potwierdzeniu ich przez notariusza. 

Forma pisemna z datą pewną polega na potwierdzeniu przez notariusza, że strony złożyły oświadczenia woli wskazane w dokumencie w konkretnym dniu.  

Zachowanie formy szczególnej jest wymagane głównie w przypadku poniższych umów: 
  1. umowa sprzedaży nieruchomości – forma aktu notarialnego, 
  2. umowa sprzedaży udziałów w spółce z o.o. – forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi, 
  3. umowa dzierżawy lub sprzedaży przedsiębiorstwa – forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi (chyba, że w skład przedsiębiorstwa wchodzi nieruchomość, wtedy jest konieczny akt notarialny), 
  4. umowa spółki partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjnej – forma aktu notarialnego, 
  5. umowa zastawu na prawach (np. na udziałach lub akcjach spółki) – forma pisemna z datą pewną, 
  6. umowa majątkowa małżeńska – forma aktu notarialnego, 
  7. umowa zrzeczenia się dziedziczenia – forma aktu notarialnego. 

Należy również pamiętać, że niekiedy umowa może wymagać zachowania szczególnej formy nie w celu zachowania ważności, a wywołania określonych skutków prawnych. Na przykład umowa najmu lokalu na czas oznaczony będzie skuteczna, jeżeli zostanie zawarta w formie pisemnej. Jednak, jeżeli zostanie zawarta w formie pisemnej z datą pewną, to gdyby doszło do zmiany właściciela lokalu w trakcie trwania umowy najmu (lokal zostałby sprzedany), nowy właściciel lokalu nie będzie mógł wypowiedzieć umowy, jeżeli lokal został najemcy wydany.  

 

Mamy nadzieję, że powyższy artykuł, był dla Was przydatny i już wiecie jak prawidłowo zawierać umowy korzystając z narzędzi elektronicznych. Elektroniczne zawieranie umów nie powinno mieć już przed Wami tajemnic. Gdyby jednak po Waszej stronie powstały jakiekolwiek wątpliwości, macie jeszcze jakieś pytania – piszcie śmiało

Umów bezpłatną konsultację
Published On: 25 sierpnia, 2021 / Categories: Uncategorized /

Zapisz się na newsletter

Z naszą kancelarią nie zbłądzisz w świecie prawa IT.

Dziękujemy za przesłanie wiadomości
Wystąpił błąd podczas wysyłania wiadomości. Spróbuj ponownie później.

Wszystkie informacje na temat polityki prywatności znajdziecie tutaj. Wysyłając swój zapis na newsletter akceptujesz naszą politykę prywatności.

Powiązane wpisy