W artykule opublikowanym w serwisie hrpolska.pl, adw. Piotr Stankiewicz z Kancelarii Wachowski omawia zagadnienia związane z przeprowadzaniem rekrutacji zgodnie z RODO. Odpowiada na zasadnicze pytanie: Czy potrzebujesz zgody pracownika na przetwarzanie danych osobowych?
Pełną treść artykułu przedstawiamy poniżej.

RODO wprowadziło jednolite zasady ochrony danych osobowych w całej Unii Europejskiej. Pomimo, tego że akty prawne, które składają się na reformę zostały opublikowane w dniu 27 kwietnia 2016 r. to weszły w życie dopiero z dniem 25 maja 2018 r. Zmiany te mają ogromny wpływ na działanie przedsiębiorstw, zarówno małych i dużych wszystkich branży. Zmiany w szczególności dotykają spraw związanych ściśle z zatrudnieniem i rekrutacją pracowników. Dział kadr zbiera przede wszystkim informacje o pracownikach oraz potencjalnych pracownikach, biorących udział w procesach rekrutacyjnych. Dane te  przekazywane są do firm w formie CV, listów motywacyjnych czy życiorysów.

Jeśli chodzi o proces rekrutacji po stronie pracodawcy pojawił się szereg nowych obowiązków wynikających z tego, że cały proces zmierzający do zatrudnienia pracownika musi być poddany szczególnym procedurom, których należy bezwzględnie przestrzegać. Aktualnie zasady odnoszące się do przetwarzania danych osobowych w ramach rekrutacji są jednolite dla wszystkich branż. Przedsiębiorstwa, wyposażone w sprawnie działający system HR oraz korzystające z nowoczesnych narzędzi IT, nie mają się jednak czego obawiać, a dostosowanie ich działań do zasad wynikających z RODO nie powinno zająć zbyt wiele czasu. Jednakże, nawet duże firmy muszą przede wszystkich uważać na zakazy, jakie płyną wprost z literalnego brzmienia RODO oraz przepisów Kodeksu pracy. I tak np. pracodawca nie może przetwarzać innych danych, aniżeli te które przekaże mu kandydat w dokumentach aplikacyjnych.

Dane osobowe, jakich pracodawca może żądać od pracownika zostały enumeratywnie (katalog zamknięty) wskazane w art. 221 § 1 Kodeksu pracy. Katalog prezentuje się następująco:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • imiona rodziców kandydata,
  • data urodzenia,
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  • wykształcenie,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Jeśli kandydat odmówi podania innych danych osobowych (nie wymienionych w ww. katalogu), o które poprosi osoba przeprowadzająca rekrutację, to potencjalny pracodawca nie może tych danych ustalić bez jego udziału. Rozwiązaniem dla rekrutera będzie zatem dobrze przygotowane ogłoszenie z ofertą pracy, pozwalające na otrzymanie informacji, na których pracodawcy szczególnie zależy.

W tym miejscu warto podkreślić, że żaden przepis prawa nie uprawnia pracodawcy do przetwarzania danych o stanie zdrowia osób ubiegających się o pracę, tym samym pracodawca nie może wymagać podpisania zgody na przetwarzanie takich danych w zgłoszeniu rekrutacyjnym. Wskazanie przez pracodawcę, że pozyskanie jakichkolwiek innych danych, niż wskazane w art. 221 § 1 Kodeksu pracy jest niezbędne w procesie rekrutacji, nadal jest jednak problematyczne. Nawet kiedy kandydat do pracy poda informacje, o jakie jest proszony w procesie rekrutacyjnym, to pracodawca naraża się na podniesienie przez niego zarzutu wymuszenia zgody na podanie danych. W przypadku braku podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych, pracodawca takich danych przetwarzać po prostu nie może, a  rekrutowany pracownik nie ma obowiązku ich wskazania. Co bardzo istotne – odmowa podania danych przez pracownika nie może stanowić natomiast podstawy do odrzucenia jego kandydatury w procesie rekrutacji.

Konsekwencją wejścia w życie RODO jest to, że pracodawca nie może już przeprowadzić researchu na temat kandydata do pracy kontaktując się np. z byłym pracodawcą potencjalnego pracownika. Nie wolno prześwietlać życiorysów kandydatów a referencje można weryfikować wyłącznie w zakresie podanych w nich informacji.

Odnosząc się do przepisów Kodeksu pracy, należy wskazać, że były pracodawca wystawiając świadectwo pracy wskazuje czy podstawą rozwiązania stosunku pracy  z pracownikiem było wypowiedzenie, porozumienie, czy zwolnienie z art. 52 lub 53 Kodeksu pracy. Wszelkie inne informacje można uzyskać już włącznie za zgodą pracownika. W przypadku braku zgody pracownika na to, aby osoba rekrutująca skontaktowała się z byłym pracodawcą pracownika, nie będzie to możliwe. Podobnie, potencjalny pracodawca nie może sprawdzać historii potencjalnego pracownika w mediach społecznościowych typu LinkedIn, Facebook, Instagram. Takie zakazy znacznie utrudniają promowanie się potencjalnego kandydata do pracy za pośrednictwem ww. portali, w szczególności jeśli chodzi o kanały o profilu biznesowym. Kandydat może jednak sam wyrazić wyraźnie na to zgodę w przesłanej aplikacji.

Zdarza się, że pracodawca nie podaje nazwy firmy w ogłoszeniu o pracę. Takie rekrutacje, określa się mianem rekrutacji „ślepych” lub „ukrytych”. Warto wiedzieć, że – choć bardzo popularne – są one niezgodne z przepisami o ochronie danych osobowych, zarówno tych wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych jak i przepisów RODO, gdyż potencjalni pracownicy nie są informowani, kto jest administratorem ich danych osobowych.

Często pracodawcy podejmują nieudolną próbę dopełnienia obowiązku informacyjnego w odpowiedzi zwrotnej na otrzymaną aplikację drogą elektroniczną. Takie działanie nie spełnia jednak wymogów przepisów prawa, ponieważ w chwili zbierania danych (moment wysłania aplikacji), osoba, która je przekazuje nie wie do kogo jej dane trafią. Stanowisko sądów administracyjnych w tym zakresie jest jednoznaczne i sprowadza się do przyjęcia, że tego typu rekrutacje są niezgodne z przepisami powszechnie obowiązującego prawa.

W  przypadku współpracy z profesjonalną agencją zajmującą się rekrutacjami administratorem danych osobowych potencjalnych kandydatów będzie podmiot przeprowadzający na zlecenie pracodawcy rekrutację i to właśnie ten podmiot zobowiązany będzie do pozyskania od kandydata zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz dopełnienia wszelkich obowiązków prawnych wynikających przede wszystkim z RODO i Kodeksu pracy.

 

adw. Piotr Stankiewicz