Umowy wdrożeniowe na systemy IT
Wdrożenie systemu informatycznego, czy to gotowego („pudełkowego”) czy też dedykowanego, pisanego na zamówienie to często długotrwały i złożony proces. Według różnych statystyk około 20% projektów wdrożeniowych kończy się porażką, 50% projektów doprowadzanych jest do końca, ale z trudnościami z dochowaniem terminu, budżetu lub zakresu wdrożenia, a tylko 30% projektów kończy się pełnym sukcesem.
Jakie umowy przygotowujemy w związku z wdrożeniem systemu IT?
W ramach wdrożenia systemu IT przygotowujemy takie umowy jak:
Umowa Wdrożeniowa na systemy IT
to umowy o wdrożenie oprogramowania pisanego na zamówienie jak i gotowego, pudełkowego rozwiązania. Umowy wdrożeniowe dotyczą np. systemów klasy ERP (enterprice reusourses plannig), WMS (warehouse management system), (CRM customer relationship management), systemy finansowo księgowe, systemy sprzedaży. Najczęściej dotyczą rozwiązania w chmurze, wdrażanego zwinną metodyką.
Umowa Utrzymaniowa (maintenance), SLA (servis level agreement), Rozwojowa
To umowy, które mają zastosowanie już po wdrożeniu systemu IT i uruchomieniu produkcyjnym. Warto warunki tych umów ustalić już na początkowym etapie wdrożenia, albowiem serwis i utrzymanie oprogramowania jest niezbędny w trakcie jego użytkowania.
Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych DPA (data processing agreement)
Zgodnie z RODO to obowiązkowe, pisemne porozumienie pomiędzy zamawiającym a dostawcą w projektach wdrożeniowych na systemy IT, w których dopuszcza się wykonawcę do danych osobowych przetwarzanych w systemie informatycznym.
W jaki sposób zapobiec ryzykom niepowodzenia w takim projekcie?
Jakie są aspekty prawne i praktyczne umów wdrożeniowych w IT?
Kluczowe znaczenie ma dobra umowa wdrożeniowa na system IT, a raczej cały zestaw dokumentów zawierających odpowiednie klauzule. Wspieramy projekty wdrożeniowe od samego początku projektu – nawiązania współpracy z klientem, aż po obsługę powdrożeniową – serwis i rozwój oprogramowania.
Na co zwracamy uwagę tworząc umowy wdrożeniowe IT?
Umowa wdrożeniowa IT to umowa o skomplikowanym charakterze prawnym. Nie jest tzw. umową nazwaną, posiadającą ścisłą regulację ustawową. To raczej zbiór klauzul z różnych przenikających się dziedzin prawa. Będą to klauzule dotyczące m.in:
Umowy wdrożeniowe na systemy IT – co jeszcze musisz wiedzieć?
Podpisując umowę wdrożeniową na system IT można użyć stworzonego wcześniej wzoru. Jednak wzór na umowę wdrożeniową nie zawsze będzie odpowiadał specyfice projektu i indywidualnym ustaleniom stron. Projekty wdrożeniowe choć często są podobne, potrafią bardzo różnić się od siebie.
Tworzymy i opiniujemy umowy wdrożeniowe oraz wspieramy w negocjacjach przy ich zawieraniu. Sprawujemy nadzór nad wykonaniem umowy w trakcie projektów wdrożeniowych. Pomagamy w mediacjach i rozwiązywaniu sporów powstałych w trakcie projektów wdrożeniowych. Mamy unikalne doświadczenie w kilkudziesięciu wdrożeniach rozwiązań krajowych i zagranicznych dla takich branż jak usługi, sprzedaż, zarządzanie, branża wojskowa, żywnościowa oraz branża e – commerce. Rozumiemy język IT i zasady rządzące technologią informatyczną. Cechuje nas biznesowe podejście, poszukiwanie kompromisów, nastawienie na cel i jasna komunikacja oparta o wzajemny szacunek.
Zapraszamy do współpracy!
FAQ – umowy wdrożeniowe
Tak, umowa wdrożeniowa IT powinna zawierać klauzulę o prawie do aktualizacji i rozwoju systemu. Jest to ważne dla zapewnienia ciągłości działania systemu. Postanowienia takie można również zawrzeć w odrębnej umowie serwisowej, utrzymaniowej lub rozwojowej.
Tak, umowa implementacyjna powinna zawierać klauzulę o przekazaniu praw do szkoleń. Jest to ważne dla zapewnienia prawidłowego korzystania z systemu przez użytkowników.
Tak, umowa wdrożeniowa IT powinna zawierać klauzulę o przekazaniu praw do dokumentacji użytkownika. Jest to ważne dla zapewnienia prawidłowego korzystania z systemu przez użytkowników.
Tak, kontrakt na implementację informatyczną powinien zawierać klauzulę o przekazaniu praw do dokumentacji technicznej. Jest to ważne dla zapewnienia prawidłowego korzystania z systemu przez użytkowników.
Tak, umowa wdrożeniowa IT może zawierać klauzulę o przekazaniu praw do kodu źródłowego. Jest to jednak rzadko spotykane, ponieważ zazwyczaj prawa do kodu źródłowego są licencjonowane, a nie przenoszone.
Tak, umowa wdrożeniowa IT powinna zawierać klauzulę o zmianach w projekcie. Jest to ważne dla zapewnienia elastyczności i możliwości dostosowania projektu do zmieniających się potrzeb.
Tak, umowa wdrożeniowa IT powinna zawierać klauzulę o rozwiązaniu oraz odstąpienia od umowy. Jest to ważne dla określenia warunków zakończenia współpracy.
Tak, umowa wdrożeniowa IT powinna zawierać klauzulę o ochronie danych osobowych. Jest to szczególnie ważne, gdy wdrożenie obejmuje przetwarzanie danych osobowych. Najczęściej postanowienia takie zawiera się w odrębnej umowie o powierzeniu przetwarzania danych (DPA).
Tak, umowa wdrożeniowa IT może zawierać klauzulę o wsparciu technicznym. Jest to ważne dla zapewnienia ciągłości działania systemu.
Tak, kontrakt wdrożeniowy może zawierać klauzulę o szkoleniu użytkowników. Jest to ważne dla zapewnienia prawidłowego korzystania z systemu przez użytkowników. Od poprawnego szkolenia zależy często powodzenie projektu wdrożeniowego, dlatego rekomendujemy takie rozwiązanie.
Tak, umowa implementacyjna IT może zawierać klauzulę o utrzymaniu systemu po wdrożeniu. Jest to ważne dla zapewnienia ciągłości działania systemu. Czasami zapisy takie zamieszcza się w odrębnej umowie, np. umowie serwisowej lub umowie utrzymania.
Tak, umowa wdrożeniowa IT może zawierać klauzulę o gwarancji. Jest to zabezpieczenie dla firmy, która korzysta z usług wdrożeniowych. Długość okresu gwarancji ma wpływ na cenę wdrożenia.
Tak, umowa wdrożeniowa IT może zawierać klauzulę o przekazaniu praw autorskich. Jest to jednak rzadko spotykane, ponieważ zazwyczaj prawa autorskie są licencjonowane, a nie przenoszone.
Tak, umowa wdrożeniowa IT może zawierać klauzulę o wyłączności, potocznie zwaną umową o zakazie konkurencji w ściśle określonym obszarze. Jest to jednak rzadko spotykane, ponieważ może ograniczać możliwości firmy w zakresie korzystania z innych dostawców.
Tak, umowa wdrożeniowa IT może zawierać klauzulę o karach umownych. Jest to zabezpieczenie dla obu stron w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, np. przekroczenia terminów wdrożenia lub nie wykonywania obowiązków z tytułu gwarancji.
Tak, umowa wdrożeniowa IT powinna zawierać klauzulę o poufności. Jest to szczególnie ważne, gdy wdrożenie obejmuje dostęp do poufnych danych firmy.
Najczęstsze problemy związane z umowami wdrożeniowymi IT to niejasności dotyczące zakresu umowy, nieprecyzyjne określenie etapów przebiegu wdrożenia, wadliwa procedura zlecania prac dodatkowych, skutki przekroczenia budżetu, niedochowania terminów, naruszenia zasad ochrony danych osobowych, zasad migracji danych a także problemy związane z odpowiedzialnością w umowie.
Tak, umowa wdrożeniowa IT może być rozwiązana przed terminem, jednak może to wiązać się z koniecznością zapłaty kary umownej przez stronę, która zdecydowała się na takie rozwiązanie.
Konsekwencje niewykonania umowy wdrożeniowej IT mogą obejmować roszczenia odszkodowawcze, wykonanie zastępcze przez zamawiającego na koszt wykonawcy, a także możliwość odstąpienia od umowy przez zamawiającego.
Tak, umowa wdrożeniowa IT powinna być na piśmie. Jest to szczególnie ważne w przypadku przeniesienia praw autorskich do oprogramowania i dokumentacji, które zgodnie z polskim prawem wymaga formy pisemnej.
Stronami umowy wdrożeniowej IT są organizacja, która chce mieć nowe rozwiązanie IT (zamawiający), oraz wykonawca, który tworzy, dostosowuje, uruchamia, konfiguruje, testuje i wspiera organizację w całym procesie.
Umowa wdrożeniowa IT jest potrzebna przed przystąpieniem do realizacji usługi w postaci wdrożenia określonego rozwiązania IT. Reguluje ona warunki współpracy z klientem i stanowi zabezpieczenie podmiotu wdrażającego. Umowę wdrożeniową często poprzedza zawarcie umowy o zachowaniu poufności oraz umowy na sporządzenie analizy przedwdrożeniowej.
Główne elementy umowy wdrożeniowej IT to precyzyjny opis przedmiotu umowy, zasady współdziałania, procedura odbioru, prawa autorskie i licencje, odpowiedzialność, wynagrodzenie, poufność, zakaz konkurencji, ochrona danych osobowych, kary umowne, zlecanie prac dodatkowych.
Umowa wdrożeniowa IT to dokument regulujący prawa i obowiązki dwóch stron: organizacji, która chce mieć nowe rozwiązanie IT, oraz wykonawcy, który tworzy, dostosowuje, uruchamia, konfiguruje, testuje i wspiera organizację w całym procesie.
Klienci, których wsparliśmy między innymi w zakresie umów wdrożeniowych na systemy informatyczne.
