Praca na wspólnych plikach

Praca na wspólnych plikach kiedyś wydawała się nie możliwa, ale dzisiaj staje się coraz bardziej powszechna. Wiąże się to nie tylko z rozwojem możliwości różnych aplikacji czy Internetu, ale duże znaczenia ma też obecna sytuacja na rynku. Wymusza ona pracę w chmurze.  

Kolejnym krokiem wpływających na potrzebę pracy na wspólnych plikach jest możliwość pracy zdalnej. Praca w chmurze staje się tzw. chlebem powszednim, a szukanie jak najlepszych rozwiązań, które oferuje nam np. Google czy Microsoft czymś pożądanym. Jeszcze kilka lat temu jedyną formą przekazywania danych, a szczególnie tych o większym rozmiarze było możliwe tylko za pośrednictwem dyskietek, płyt CD czy pendrive. Teraz to już przeżytek, szczególnie, że takie rozwiązania mocno spowalniały pracę z uwagi na wolną wymianę informacji. 

Praca na wspólnych plikach – wady i zalety

Środowisko chmurowe to nie tylko przestrzeń do przechowywania plików. To również przestrzeń dająca możliwość udostępniania i współdzielenia plików z dowolną liczbą osób, które to mogą znajdować się w różnych zakątkach świata. Należy jednak pamiętać, że trzeba zadbać o środowisko pracy i określić zasady pracy na wspólnych plikach. 

Zalety: 

– dostęp do plików z każdego miejsca na świecie, 

– dostęp do zasobów firmy- danych, które kiedyś były dostępne tylko stacjonarnie w biurze, 

– możliwość jednoczesnej pracy wielu osób, 

– możliwość wprowadzania zmian w plikach na bieżąco – w czasie rzeczywistym, pod warunkiem, że pracujemy w trybie online`, 

– oszczędność czasu – nie czekamy, aż każda osoba wprowadzi zmiany czy uwagi, a na końcu jeszcze ktoś to akceptuje, 

– możliwość kontrolowania dostępów do plików, 

– brak powielania tego samego pliku – kiedy pracujemy na wspólnym pliku nie powstaje kilka wersji tego samego dokumentu; 

– w przypadku kradzieży urządzeń nie tracimy wypracowanych dokumentów,  

– możliwość wejścia i pracy na plikach online nie tylko z komputera, ale również z smartfon czy tabletu. 

Wady: 

– uzależnianie od dostawcy rozwiązań chmurowych – tylko niewiele firm może pozwolić sobie na stworzenie własnego środowiska. Większość opiera się o już gotowe wypracowane środowiska np. Google Workspace czy Microsoft 365 (Office365), 

– bezpieczeństwo danych – tu również jesteśmy raczej zdani na zabezpieczenia oferowane przez dostawce usług. Jest ograniczona liczba możliwości wprowadzenia własnych zabezpieczeń, 

– uzależnienie pracy od dostępu do Internetu– praca w trybie offline powoduje, że nie widzimy bieżących zmian w pliku; 

– koszty wdrożenia i nauki – przez zmianę trybu pracy trzeba ponieść wydatki na zakup licencji (rozwiązania chmurowe), jak również ponieść koszty przeszkolenia pracowników. 

Uważaj w codziennej pracy na wspólnych plikach

W nawiązaniu do wcześniejszego tekstu – Jak bezpiecznie przechowywać i udostępniać dokumenty, gdzie zostały przybliżone aspekty zabezpieczania i udostępniania plików. Zawarte poniżej uwagi wiążą się ściśle z tamtym tematem, a jednocześnie z codzienną pracą na wspólnych plikach. Ze zdobytego doświadczenia powstały poniższe porady: 

1. Ustal, w którym miejscu w przestrzeni online zamieszczamy wspólny plik, na którym będzie się pracować – jeden folder czy katalog. 

2. Ustal sposób komunikacji tj. praca w trybie rejestracji zmian, a wątpliwości/pytania/uwagi zaznaczamy za pomocą komentarzy; 

3. Zadbaj, aby każdy z użytkowników pracujący na pliku był oznaczony tj. poprzez konta dostępowe oznaczone imieniem i nazwiskiem.  

4. Przyjmij sposób oznaczania wersji plików tj. stwórz system i zasady do kiedy pracujemy na pliku, kiedy zamykamy go i zaczynamy wersjonować. np. analiza umowy, a po zebraniu wszystkich uwagi i opinii, zapisujemy wersję 1.0, i w razie dalszych zmian wersjonujemy- 1.1, 1.2, itd.; 

5. Kontroluj kto ma dostęp do wspólnych plików, zwróć uwagę, aby tylko uprawnione osoby miały dostęp do danych; 

6. Załóż wspólny czat czy zespół, aby móc rozmawiać w przypadku, kiedy są to szersze konsultacje czy wątpliwości do wyjaśnienia. Dzięki temu nie wprowadza się chaosu i zbędnych informacji do pliku. 

7. Rozważ, aby każda osoba pracująca na pliku nanosiła w tekście zmiany, ale miała przypisany inny kolor czcionki. 

8. Przy pracy nad dokumentem wraz z zespołem pamiętaj, aby przez przypadek nie wystawić go klientowi zanim nie zaakceptujesz zmian.

Samo pojawienie się możliwości pracy w chmurze było rozwiązaniem innowacyjnym, zaś pojawienie się możliwości pracy na wspólnych plikach można nazwać rewolucją. To rozwiązanie pozwala nie tylko zaoszczędzić czas związany z przepływem informacji, ale również umożliwia prace w każdym miejscu z jedynym wymogiem jakim jest dostęp do Internetu.