Praca na wspólnych plikach kiedyś wydawała się nie możliwa, ale dzisiaj staje się coraz bardziej powszechna. Wiąże się to nie tylko z rozwojem możliwości różnych aplikacji czy Internetu, ale duże znaczenia ma też obecna sytuacja na rynku. Wymusza ona pracę w chmurze.  

Kolejnym krokiem wpływających na potrzebę pracy na wspólnych plikach jest możliwość pracy zdalnej. Praca w chmurze staje się tzw. chlebem powszednim, a szukanie jak najlepszych rozwiązań, które oferuje nam np. Google czy Microsoft czymś pożądanym. Jeszcze kilka lat temu jedyną formą przekazywania danych, a szczególnie tych o większym rozmiarze było możliwe tylko za pośrednictwem dyskietek, płyt CD czy pendrive. Teraz to już przeżytek, szczególnie, że takie rozwiązania mocno spowalniały pracę z uwagi na wolną wymianę informacji. 

Praca na wspólnych plikach – wady i zalety

Środowisko chmurowe to nie tylko przestrzeń do przechowywania plików. To również przestrzeń dająca możliwość udostępniania i współdzielenia plików z dowolną liczbą osób, które to mogą znajdować się w różnych zakątkach świata. Należy jednak pamiętać, że trzeba zadbać o środowisko pracy i określić zasady pracy na wspólnych plikach. 

Zalety: 

– dostęp do plików z każdego miejsca na świecie, 

– dostęp do zasobów firmy- danych, które kiedyś były dostępne tylko stacjonarnie w biurze, 

– możliwość jednoczesnej pracy wielu osób, 

– możliwość wprowadzania zmian w plikach na bieżąco – w czasie rzeczywistym, pod warunkiem, że pracujemy w trybie online`, 

– oszczędność czasu – nie czekamy, aż każda osoba wprowadzi zmiany czy uwagi, a na końcu jeszcze ktoś to akceptuje, 

– możliwość kontrolowania dostępów do plików, 

– brak powielania tego samego pliku – kiedy pracujemy na wspólnym pliku nie powstaje kilka wersji tego samego dokumentu; 

– w przypadku kradzieży urządzeń nie tracimy wypracowanych dokumentów,  

– możliwość wejścia i pracy na plikach online nie tylko z komputera, ale również z smartfon czy tabletu. 

Wady: 

– uzależnianie od dostawcy rozwiązań chmurowych – tylko niewiele firm może pozwolić sobie na stworzenie własnego środowiska. Większość opiera się o już gotowe wypracowane środowiska np. Google Workspace czy Microsoft 365 (Office365), 

– bezpieczeństwo danych – tu również jesteśmy raczej zdani na zabezpieczenia oferowane przez dostawce usług. Jest ograniczona liczba możliwości wprowadzenia własnych zabezpieczeń, 

– uzależnienie pracy od dostępu do Internetu– praca w trybie offline powoduje, że nie widzimy bieżących zmian w pliku; 

– koszty wdrożenia i nauki – przez zmianę trybu pracy trzeba ponieść wydatki na zakup licencji (rozwiązania chmurowe), jak również ponieść koszty przeszkolenia pracowników. 

Uważaj w codziennej pracy na wspólnych plikach

W nawiązaniu do wcześniejszego tekstu – Jak bezpiecznie przechowywać i udostępniać dokumenty, gdzie zostały przybliżone aspekty zabezpieczania i udostępniania plików. Zawarte poniżej uwagi wiążą się ściśle z tamtym tematem, a jednocześnie z codzienną pracą na wspólnych plikach. Ze zdobytego doświadczenia powstały poniższe porady: 

  1. Ustal, w którym miejscu w przestrzeni online zamieszczamy wspólny plik, na którym będzie się pracować – jeden folder czy katalog. 
  1. Ustal sposób komunikacji tj. praca w trybie rejestracji zmian, a wątpliwości/pytania/uwagi zaznaczamy za pomocą komentarzy; 
  1. Zadbaj, aby każdy z użytkowników pracujący na pliku był oznaczony tj. poprzez konta dostępowe oznaczone imieniem i nazwiskiem.  
  1. Przyjmij sposób oznaczania wersji plików tj. stwórz system i zasady do kiedy pracujemy na pliku, kiedy zamykamy go i zaczynamy wersjonować. np. analiza umowy, a po zebraniu wszystkich uwagi i opinii, zapisujemy wersję 1.0, i w razie dalszych zmian wersjonujemy- 1.1, 1.2, itd.; 
  1. Kontroluj kto ma dostęp do wspólnych plików, zwróć uwagę, aby tylko uprawnione osoby miały dostęp do danych; 
  1. Załóż wspólny czat czy zespół, aby móc rozmawiać w przypadku, kiedy są to szersze konsultacje czy wątpliwości do wyjaśnienia. Dzięki temu nie wprowadza się chaosu i zbędnych informacji do pliku. 
  1. Rozważ, aby każda osoba pracująca na pliku nanosiła w tekście zmiany, ale miała przypisany inny kolor czcionki. 
  1. Przy pracy nad dokumentem wraz z zespołem pamiętaj, aby przez przypadek nie wystawić go klientowi zanim nie zaakceptujesz zmian.

Samo pojawienie się możliwości pracy w chmurze było rozwiązaniem innowacyjnym, zaś pojawienie się możliwości pracy na wspólnych plikach można nazwać rewolucją. To rozwiązanie pozwala nie tylko zaoszczędzić czas związany z przepływem informacji, ale również umożliwia prace w każdym miejscu z jedynym wymogiem jakim jest dostęp do Internetu. 

Umów bezpłatną konsultację
Published On: 13 czerwca, 2021 / Categories: Uncategorized /

Zapisz się na newsletter

Z naszą kancelarią nie zbłądzisz w świecie prawa IT.

Dziękujemy za przesłanie wiadomości
Wystąpił błąd podczas wysyłania wiadomości. Spróbuj ponownie później.

Wszystkie informacje na temat polityki prywatności znajdziecie tutaj. Wysyłając swój zapis na newsletter akceptujesz naszą politykę prywatności.

Powiązane wpisy