Z naszego doświadczenia wynika, że praktycznie każdy software house prędzej czy później będzie musiał zmierzyć się z problemem braku zapłaty wynagrodzenia przez klienta za wykonane usługi. Przyczyny mogą być różne – od słabej kondycji finansowej kontrahenta, przez wątpliwości co do zgodności wyświadczonych usług z umową, aż do zwykłego braku uczciwości. Sposobem na zapobieganie lub przynajmniej zminimalizowanie negatywnych konsekwencji wskazanych okoliczności jest prawidłowa redakcja postanowień umowy. W szczególności w zakresie zabezpieczenia zapłaty wynagrodzenia. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kwestie w tym zakresie.

„Background check”

Ale zanim przejdziemy do omówienia właściwych postanowień umownych, warto wspomnieć o działaniach, jakie można podjąć jeszcze przed jej podpisaniem. Na wstępie naszym klientom zalecamy zawsze sprawdzenie potencjalnego kontrahenta w rejestrach ogólnodostępnych.

KRS i CEIDG

W pierwszej kolejności należy zawsze wyszukać nowego klienta w Krajowym Rejestrze Sądowym (jeżeli jest to spółka, stowarzyszenie lub fundacja – https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/ ) lub w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (jeżeli jest to osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub wspólnik spółki cywilnej – https://prod.ceidg.gov.pl/CEIDG/CEIDG.Public.UI/Search.aspx ). Brzmi jak oczywistość, ale niestety w praktyce nie zawsze ma miejsce. Ta dobra praktyka pozwala na ustalenie wielu istotnych informacji, które pozornie mogą wydawać się drugorzędne. Przykładowo – od jak dawna nasz klient prowadzi swoją działalność, pod jakim adresem (czy jest to rzeczywiste biuro, czy tzw. „biuro wirtualne”), jak również czy wywiązuje się z obowiązku terminowego składania dokumentów finansowych do Repozytorium (jeżeli jest to podmiot rejestrowany w KRS).

Sytuacja komplikuje się, gdy nasz nowy potencjalny klient jest spółką lub przedsiębiorcą zagranicznym. W każdym państwie zasady ewidencjonowania podmiotów gospodarczych są bowiem inne. Jeżeli jest to podmiot z jednego z państw członkowskich Unii Europejskiej z pomocą przychodzi europejski portal e-Sprawiedliwość.  https://e-justice.europa.eu/content_business_registers_in_member_states-106-pl. Na tej stronie możemy znaleźć informacje na temat rejestrów handlowych obowiązujących w różnych państwach członkowskich.

Sprawdzenie sprawozdań finansowych w Repozytorium Dokumentów Finansowych

Od 2018 roku jest możliwość zapoznania się przez Internet ze sprawozdaniami finansowymi spółki i załącznikami do nich. Zawsze rekomendujemy zapoznać się z ostatnim sprawozdaniem finansowym potencjalnego klienta – możliwe jest w ten sposób określenie sytuacji finansowej klienta. Innymi słowy, czy podmiot ten ma środki finansowe na zapłatę wynagrodzenia z umowy.

Jeżeli analiza dokumentów finansowych wykaże, że kondycja finansowa nowego klienta nie jest najlepsza, można użyć tego jako argumentu przemawiającego za wprowadzeniem dodatkowych zabezpieczeń umownych.

Rejestr VAT

W dalszej kolejności zalecamy sprawdzenie klienta na tzw. białej liście podatników VAT, dostępnej tutaj. W tym wykazie ujawnieni są zasadniczo tylko czynni podatnicy VAT, którzy regularnie wystawiają faktury VAT. Podatnicy, którzy nie wystawili faktury VAT w ciągu ostatnich 2 miesięcy są uznawani za „martwych” i podlegają usunięciu z urzędu. Co do zasady świadczy to zatem, że wyszukiwany podmiot w istocie prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą. W przypadku podmiotów zagranicznych możemy skorzystać z wyszukiwarki VIES (https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/?locale=pl)

Krajowy Rejestr Długów

Krajowy Rejestr Długów (KRD) to platforma wymiany informacji gospodarczych. Można wyszukiwać w niej nowych klientów w celu sprawdzenia ich wiarygodności i przeszłości ich wypłacalności. W przypadku, w którym okaże się, że potencjalny klient figuruje już w KRD, można użyć tej okoliczności jako argumentu podczas negocjacji umowy, przemawiającego za koniecznością wprowadzenia dodatkowych zabezpieczeń do umowy.

Do KRD można również dopisać nieuczciwego kontrahenta, który nie zapłacił wynagrodzenia. Informacje w KRD są jawne. Może to zatem skutkować utratą wiarygodności biznesowej kontrahenta oraz zdolności kredytowej. Warto na to zwrócić klientowi uwagę (np. w wezwaniu do zapłaty), ponieważ to może sprawić, że zobowiązanie zostanie uregulowane dobrowolnie.

Krajowy Rejestr Zadłużonych

Od 1 lipca 2021 r. zacznie działać Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ). W KRZ będą ujawniane podmioty, wobec których toczy się postępowanie upadłościowe lub restrukturyzacyjne. Podobnie jak KRD, KRZ będzie jawny i możliwe będzie wyszukanie potencjalnego nowego kontrahenta za pośrednictwem Internetu.

Propozycje postanowień umownych, zmierzających do zabezpieczenia zapłaty wynagrodzenia

Poniżej przedstawiamy typowe sposoby zabezpieczenia zapłaty wynagrodzenia w umowie.

Płatność z góry

Oznacza to wprowadzenie do umowy postanowienia, zgodnie z którym wynagrodzenie (lub jego część) płatne jest przed wykonaniem umowy. Rozwiązanie to można zastosować szczególnie w przypadkach, w których wysokość całego wynagrodzenia nie jest zbyt wysoka (do kilku tysięcy złotych). Jeżeli bowiem software house wykona usługę dla klienta, po czym wystawi fakturę, a klient jej nie ureguluje, koszt postępowań zmierzających do wyegzekwowania tej kwoty może okazać się wyższy niż cała należność. Windykacja takiej kwoty może się przez to okazać nieopłacalna.

Można również przewidzieć, że jedynie część wynagrodzenia płatna będzie z góry jako zaliczka. Wówczas kwota ta podlega zaliczeniu na poczet wynagrodzenia. Zasadniczo uznaje się, że zaliczka powinna wynosić ok. 20-30% całości świadczenia, zaś maksymalnie 50%.

Zastrzeżenie, iż majątkowe prawa autorskie do stworzonego oprogramowania przechodzą z chwilą zapłaty wynagrodzenia

Nieodłącznym elementem świadczenia usług programistycznych jest również tworzenie utworów w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych – programu komputerowego. Zasadniczo majątkowe prawa autorskie przechodzą na nabywcę z chwilą przyjęcia utworu. Czyli oświadczenia nabywcy, że utwór jest zgodny z umową i go przyjmuje. W umowie możliwe jest zmodyfikowanie tej zasady i wskazanie, że majątkowe prawa autorskie przechodzą na klienta z chwilą zapłaty całości wynagrodzenia objętego umową. Rozwiązanie to powinno zmotywować klienta do zapłaty wynagrodzenia, ponieważ dopiero z chwilą zapłaty wynagrodzenia klient nabędzie prawo do legalnego korzystania z oprogramowania.

Gdy klient nie zapłaci całości wynagrodzenia, a będzie korzystał z oprogramowania, dojdzie do naruszenia majątkowych praw autorskich software house’u do oprogramowania. Z uwagi na to, że nie doszło do zapłaty całości wynagrodzenia, nie doszło również do przeniesienia majątkowych praw autorskich, które pozostały przy software house’ie. W takiej sytuacji otwiera się możliwość wniesienia wobec klienta powództwa o odszkodowanie z tytułu naruszenia majątkowych praw autorskich. Od 1 lipca 2020 r. sprawy tego rodzaju rozpoznawane są w odrębnym (szczególnym) postępowaniu przez wyspecjalizowane wydziały sądów powszechnych. Samo postępowanie o naruszenie autorskich praw majątkowych jest zwykle czasochłonne i skomplikowane. Jednak już w pozwie można zgłosić wniosek o zabezpieczenie roszczenia przez, przykładowo, zaprzestanie korzystania z oprogramowania na czas postępowania.

Sądy elektroniczne

W Polsce obok „zwykłych” sądów powszechnych działają również tzw. sądy elektroniczne. Są to instytucje, które umożliwiają przeprowadzenie uproszczonego postępowania online w celu rozstrzygnięcia sporu powstałego między stronami. Sądy elektroniczne stanowią rodzaj sądów arbitrażowych. Aby zastosowanie tej opcji było możliwe, w umowie należy wskazać, że spory związane z wykonywaniem danej umowy będą rozstrzygane przez dany sąd elektroniczny. Jest to moment, w którym trzeba wnikliwe rozważyć wszystkie „za” i „przeciw” sądom elektronicznym. Umieszczenie w umowie takiej klauzuli spowoduje, że ewentualny spór nie będzie mógł zostać już rozstrzygnięty przez sąd powszechny. Jest to postępowanie szybsze i tańsze niż tradycyjne postępowanie sądowe lub arbitrażowe oraz odbywa się w całości przez Internet. Wyrok sądu elektronicznego ma moc równą wyrokowi sądu arbitrażowego. Po otrzymaniu wyroku sądu elektronicznego należy złożyć do właściwego sądu apelacyjnego wniosek o nadaniu mu klauzuli wykonalności.

Zastrzeżenie w umowie odsetek maksymalnych z tytułu opóźnienia w spełnieniu świadczenia w postaci wynagrodzenia

Odsetki nie stanowią stricte sposobu zabezpieczenia zapłaty wynagrodzenia. Warto jednak o nich wspomnieć jako rozwiązaniu zabezpieczającym interesy wierzyciela w przypadku opóźnienia dłużnika w zapłacie wynagrodzenia. W sytuacji, w której dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzycielowi przysługuje prawo domagania się odsetek ustawowych za opóźnienie. Obecnie ich wysokość wynosi 5,6% w skali roku. Najczęściej będzie jednak możliwe uznanie, że umowa o świadczenie usług programistycznych lub umowa o stworzenie oprogramowania stanowi tzw. transakcję handlową. Umożliwi to zastosowanie podwyższonych odsetek ustawowych za opóźnienie w wysokości 10,1% w skali roku. W przypadku braku odmiennych uregulowań w umowie co do wysokości odsetek, wierzycielowi będą przysługiwały odsetki w takiej właśnie wysokości.

W przypadku zaś zastrzeżenia, że z tytułu opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia wierzycielowi należne będą odsetki w wysokości odsetek maksymalnych. Odsetki wynosić będą 11, 2%. Zatem jest to opcja, która najbardziej się opłaca i jej zastosowanie rekomenduje się w przypadku praktycznie każdej umowy.

Należy również pamiętać, że wysokości odsetek regularnie zmieniają się i trzeba pamiętać, aby przed zawarciem umowy każdorazowo weryfikować ich wysokość.

Inne zabezpieczenia umowne

Możliwe jest również zastosowanie innych zabezpieczeń zapłaty wynagrodzenia. Na przykład zastawu, hipoteki, poręczenia, gwarancji bankowej, czy instytucji dobrowolnego poddania się egzekucji w akcie notarialnym. Są to rozwiązania, które rzadziej spotyka się w umowach IT. Ich zastosowanie należy jednak rozważyć, w szczególności w przypadku kontraktów o dużej wartości.

Podsumowanie

Powyżej wskazaliśmy najczęściej występujące sposoby na zabezpieczenie zapłaty wynagrodzenia stosowane w umowach IT. Warto pamiętać, że nawet gdy wymienione powyżej rozwiązania okażą się zawodne w danych okolicznościach faktycznych, zawsze pozostaje dochodzenie wierzytelności w elektronicznym postępowaniu uproszczonym. W postępowaniu tym możemy w stosunkowo krótkim czasie uzyskać nakaz zapłaty, co skraca drogę do wszczęcia postępowania egzekucyjnego co do dochodzonej wierzytelności.

Opublikowano: 1 czerwca, 2021 / Kategorie: Prawo IT /

Zostaw komentarz

Zapisz się na newsletter

Z naszą kancelarią nie zbłądzisz w świecie prawa IT.

Dziękujemy za przesłanie wiadomości
Wystąpił błąd podczas wysyłania wiadomości. Spróbuj ponownie później.

Wszystkie informacje na temat polityki prywatności znajdziecie tutaj. Wysyłając swój zapis na newsletter akceptujesz naszą politykę prywatności.